Mit unserer Archivlösung entfällt der Aufwand für komplexe Installationen. Sowohl Hardware als auch Software sind bereits vollständig eingerichtet. Sie müssen lediglich den Strom- und Netzwerkstecker anschließen. Damit können Sie sämtliche Unternehmensdaten — von elektronischen Rechnungen über gescannte Dokumente und E-Mails mit Anlagen bis hin zu Dateien in jedem Format — zentral und manipulationssicher ablegen. Der Zugriff erfolgt jederzeit passwortgeschützt, sei es vom Arbeitsplatz oder über die mobile App.
Ein Komplettsystem für Unternehmen
Unsere Archivlösung ist ein umfassendes Komplettsystem, das speziell für Unternehmen, Freiberufler und Einrichtungen entwickelt wurde, die 100 % Datenhoheit und Sicherheit anstreben, ohne großen IT-Aufwand betreiben zu müssen. Der digitale Archivserver wird lokal in Ihren Räumlichkeiten installiert, und der Zugriff auf Ihre Daten ist ausschließlich Ihnen vorbehalten.
Diese Archivlösung ist in zwei Ausführungen erhältlich: als stilvolle Box-Version für Ihr Regal oder als Rack-Variante für Ihren Serverraum. Einfach Strom anschließen, den Netzwerkstecker einstecken und sofort loslegen.
Im Lieferumfang ist das Hardwaremodul (Box oder Rack) enthalten, das mit vier Datenfestplatten ausgestattet ist, die für die Redundanz Ihrer Daten sorgen. So werden Ihre Daten automatisch mehrfach auf verschiedenen Festplatten gespiegelt, wodurch ein hoher Schutz vor Datenverlust gewährleistet ist.
Die gesamte Software ist bereits vollständig auf dem Hardwaremodul installiert und sofort einsatzbereit. Zudem können Sie verschiedene kostenlose Ergänzungsprogramme herunterladen, die Ihren Büroalltag erleichtern, darunter ein E-Mail-Plug-in, ein Explorer-Plug-in und eine mobile App zum Archivieren und Suchen mit Ihrem Smartphone.
Die Archivlösung ist nach der Lieferung sofort einsatzbereit und bietet Ihnen die perfekte Kombination aus Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.
ANFORDERUNGEN AN DIE AUFBEWAHRUNG
BvLArchivio erfüllt die Anforderungen der PS880-Zertifizierung und ist somit vollständig konform mit den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben der GoBD sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Aufbewahrung von Gutachten, Verträgen und anderen relevanten Daten zur Beweissicherung wird ebenfalls sichergestellt. Dank BvLArchivio ist eine Manipulation oder Veränderung von Dokumenten und Dateien jeglicher Art nicht mehr möglich.
Die renommierte und international tätige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat BvLArchivio umfassend geprüft. Die Originalbescheinigung von KPMG, die bestätigt, dass BvLArchivio den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Anforderungen an den Datenzugriff (GoBD) entspricht, finden Sie direkt auf der Internetseite von KPMG.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten sowie zum Datenzugriff werden in Zusammenarbeit mit den Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und steuerberatenden Berufen festgelegt. Das BMF-Schreiben bietet eine praxisnahe Zusammenfassung der Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung und sorgt für wichtige Rechtsklarheit. Sie können das BMF-Schreiben hier als PDF-Datei herunterladen.
Im BMF-Schreiben werden auch die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation behandelt (siehe Tz. 151 ff des BMF-Schreibens), die im Rahmen von Steuerprüfungen zunehmend vorgelegt werden muss. Wir bieten Ihnen eine kostenlose Musterverfahrensdokumentation, die speziell auf BvLArchivio abgestimmt ist. Diese müssen Sie lediglich mit Ihren eigenen Angaben ergänzen. Die Musterverfahrensdokumentation können Sie hier als Word-Datei herunterladen.
Das Hardwaremodul
Das Hardwaremodul (Box oder Rack) ist mit einer 24-monatigen Garantie ausgestattet. Im Falle eines Defekts innerhalb dieser Garantiezeit haben Sie Anspruch auf unseren kostenlosen Vor-Ort-Austauschservice. Nach Ablauf der Garantie steht Ihnen unser Reparaturservice weiterhin zur Verfügung.
Zusätzlich bieten wir eine kostenlose Hotline, die Ihnen bei allen Fragen rund um BvLArchivio zur Seite steht. Unser engagierter Support hilft Ihnen zudem bei technischen Störungen und sorgt dafür, dass Sie stets optimal betreut werden.
Die Archivkapazität
Die Archivkapazität hängt ausschließlich von der Größe der verwendeten Festplatten ab. In der maximalen Ausbaustufe können Sie derzeit Festplatten mit bis zu 18 TB nutzen, was einer Speicherkapazität von etwa 500.000 Ordnern entspricht. Darüber hinaus können nicht nur gescannte Dokumente archiviert werden – unser digitales Archiv unterstützt alle gängigen Dateiformate. Ob Office-Dateien, E-Mails, PDF-Dokumente, Videodateien oder Bilddateien – alles kann problemlos abgelegt und archiviert werden.
Datenhoheit und Datenschutz
Niemand möchte seine wertvollen Unternehmensdaten auf fremden Systemen, wie etwa bei Cloudanbietern, speichern. Unsere Archivlösung gewährleistet, dass Sie – und nur Sie – die vollständige Hoheit über Ihre Daten haben, verbunden mit maximalem Datenschutz und Datensicherheit.
Das integrierte Sicherheitssystem der Archivlösung sorgt dafür, dass alle Daten automatisch auf mehreren Festplatten gespeichert werden. Diese automatische Datensicherung auf beliebig vielen Festplatten ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Lösung und schützt effektiv vor Festplattendefekten. Im Lieferumfang sind insgesamt vier Datenplatten enthalten, was bedeutet, dass Ihr kompletter Datenbestand vierfach vorhanden ist – also auf vier Festplatten gespiegelt.
Sollte eine Festplatte ausfallen, informiert Sie die Archivlösung sofort, sodass Sie nur die defekte Platte ersetzen müssen. Einfach die neue Festplatte ins Hardwaremodul einsetzen, und das System kümmert sich automatisch um die Übertragung Ihres gesamten Datenbestands von einer der anderen Platten auf die neue Festplatte.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Festplatten mit dem kompletten Datenbestand an einem sicheren Ort aufzubewahren. Sollte das Hardwaremodul, zum Beispiel durch Blitzschlag, Feuer oder Wasser, vollständig beschädigt werden, können Sie jederzeit auf die extern aufbewahrte Festplatte und ein neues Hardwaremodul zugreifen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Archivbestand auch in solch kritischen Fällen nicht verloren geht.
Eingebautes Sicherheitssystem
Das integrierte Sicherheitssystem der Archivlösung schützt Ihre Daten umfassend. Die automatische Verschlüsselung Ihrer Datenplatten mit einer Stärke von 2.048 Bit gewährleistet, dass Ihre Informationen weder manipuliert noch außerhalb des Systems gelesen oder unautorisiert kopiert werden können. Für einen gerichtssicheren Nachweis wird außerdem für jede Datei der Hashwert ermittelt und gespeichert. So kann jederzeit vor Gericht belegt werden, dass die archivierte Datei seit dem Datum der Archivierung unverändert geblieben ist. Der verwendete SHA-1 Hashwert gilt als äußerst vertrauenswürdig und beweissicher.
Im Falle eines Verlusts einer Festplatte sind die darauf gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt und können weder ausgelesen noch auf andere Systeme übertragen werden. Jedes Hardwaremodul – sei es in Form einer Box oder eines Racks – verfügt über eine eigene Verschlüsselung. Sollten Sie das Hardwaremodul in der Zukunft austauschen oder erneuern, wird die bestehende Verschlüsselung in das neue Hardwaremodul übertragen, sodass Ihre Datenfestplatten weiterhin einwandfrei funktionieren.
Sofort einsatzfähig in Büroumgebungen
Unsere Archivlösung ist in sämtlichen Büroumgebungen sofort einsatzbereit, unabhängig von den dort eingesetzten Arbeitsplätzen. Egal, ob Sie Windows, Apple oder Linux verwenden, die Lösung lässt sich problemlos in allen Netzwerkumgebungen integrieren. Für die Digitalisierung von Papierdokumenten können Multifunktionsgeräte oder Scanner beliebiger Hersteller genutzt werden.
Für die mobile Archivierung oder den Abruf von Archivdaten steht eine benutzerfreundliche App zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl von Software-Tools zum Download an, die speziell für den Rechnungseingangsworkflow, die schnelle Dateiarchivierung sowie die Archivierung einzelner oder mehrerer E-Mails entwickelt wurden.
Die Archivräume
Mit unserer Archivlösung entfällt der Aufwand für mühsame Installationen und Einrichtungsarbeiten. Dank der bereits vorinstallierten Archivräume müssen Sie keine aufwendigen IT-Administrationsaufgaben mehr bewältigen. Das Hardwaremodul (Box oder Rack) bietet Ihnen fünf vorinstallierte Archivräume, die Sie individuell umbenennen können. So ist jederzeit klar, welche Art von Unterlagen in welchem Raum archiviert wird.
Die Größe der Archivräume ist dynamisch: Der Speicherplatz auf den Festplatten wird je nach Bedarf automatisch angepasst. Jeder Raum verfügt über eine eigene Zugangskontrolle, die Sie jederzeit mit einem Passwort Ihrer Wahl konfigurieren können. Nur Personen, die das Zugangspasswort kennen, können auf die Inhalte des jeweiligen Archivraums zugreifen.
Auf Wunsch haben Sie die Möglichkeit, eine Personenkontrolle für bestimmte Räume zu aktivieren. Damit können hochsensible Daten durch die Verwendung von zwei Passwörtern zusätzlich geschützt werden. Alternativ können Sie den Zugang zu speziellen Akten auf ausgewählte Mitarbeiter beschränken, während alle anderen Unterlagen in diesem Raum für sie nicht zugänglich sind.
Zusätzlich können Sie ein Zugriffsprotokoll aktivieren, um nachzuvollziehen, wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat. Dabei ist zu beachten, dass Mitarbeiter in einem Archiv lediglich die Möglichkeit haben, Unterlagen einzusehen. Das Löschen, Verschieben oder Manipulieren archivierter Dokumente ist für sie nicht gestattet. Das integrierte Sicherheitssystem der Archivlösung gewährleistet den umfassenden Schutz Ihrer archivierten Daten.