Einfache Archivierung von Dateien über Ihr Smartphone
Mit der BvLArchivio App können Sie jede Datei ganz bequem von Ihrem Smartphone direkt ins Archiv speichern. Starten Sie einfach die App, nachdem Sie Ihre Zugangsdaten für Ihr Firmennetzwerk und BvLArchivio in den Einstellungen hinterlegt haben.
Um eine Datei abzulegen, klicken Sie auf „Archivieren“. Sie haben die Möglichkeit, eine Datei aus dem lokalen Speicher oder einem Cloud-Bereich auszuwählen. Wählen Sie die gewünschte Datei sowie den entsprechenden Archivraum aus und geben Sie die erforderlichen Registratur- und Ablagemerkmale ein.
Archivierung mit der App
Mit den Registratur- und Ablagemerkmalen legen Sie fest, nach welchen Kriterien die Datei im Archiv abgelegt und später abgerufen werden kann. Wenn Sie eine PDF-Datei archivieren, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob der Inhalt ausgelesen und indiziert werden soll. BvLArchivio nutzt eine hochmoderne Schrifterkennungssoftware (OCR, Optical Character Recognition), die Ihnen die Büroarbeit erheblich erleichtert.
Sobald Ihre PDF-Datei in BvLArchivio hochgeladen wurde, scannt die automatische Schrifterkennung alle Seiten des Dokuments. Alle Begriffe und Zahlen werden in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert. Diese Datenbank erfasst für jedes archivierte Dokument den Ablageort sowie den vollständigen Inhalt der Datei.
Wenn Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, liefert Ihnen die Datenbank innerhalb von Sekunden die gewünschten Ergebnisse und stellt das Dokument bereit. Dabei können Sie sowohl nach Ihren eigenen Registratur- und Ablagemerkmalen als auch nach dem kompletten Inhalt der PDF-Datei suchen.
Intelligente Suche und Abfrage mit der App
Mit der mobilen BvLArchivio App kann auf das Archiv zugegriffen werden. Nachdem die Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt worden sind, können Abfragen erfolgen. Wählen Sie den Archivraum aus, in dem Sie Unterlagen einsehen möchten. Geben Sie Ihre Anfrage in der Suchzeile ein. BvLArchivio antwortet innerhalb von Sekunden mit einer Liste aller Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entsprechen.
Diese Ergebnisliste ist chronologisch sortiert, die jüngsten Archivierungen stehen oben, je weiter Sie nach unten scrollen, desto älter werden die Dokumente und Dateien. In unserem hier gezeigten Beispiel suchen wir Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum. In der Ergebnisliste wird jeweils ein Vorschaubild zu einem Dokument angezeigt. Zusätzlich werden Informationen zur archivierten Datei aufgeführt: das Archivierungsdatum, das Dateiformat, die Anzahl der Seiten (nur bei PDF-Dateien) und die Registratur- und Ablagemerkmale. Sämtliche Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entsprechen, werden in der Ergebnisliste angezeigt. Wählen Sie aus, welches Dokumente oder welche Datei Sie sich vollständig ansehen möchten, indem Sie die gewünschte Zeile antippen. Ist Ihnen die Ergebnisliste zu lang, können Sie Ihre Anfrage durch zusätzliche Angaben in der Suchzeile weiter konkretisieren. Die Ergebnisliste wird entsprechend weniger Dokumente und Dateien anzeigen.
Gibt es zu Ihrer Anfrage nur eine Datei, wird die Ergebnisliste nur eine Zeile enthalten. Sobald Sie in der Ergebnisliste auf einen Vorgang klicken, rufen Sie die Datei oder das Dokument aus dem Archiv ab. Es erfolgt ein Download auf Ihr mobiles Gerät. Sie können sich Rechnungen aus dem Archiv anzeigen lassen, Dateien jeder Art oder E-Mails aufrufen. Mehrere Personen können denselben Vorgang gleichzeitig abrufen und sich ansehen. Sobald der Download des gewünschten Dokuments oder der Datei abgeschlossen ist, können Sie die Datei in Ihren eigenen Dateien speichern, ausdrucken, weiterleiten oder bearbeiten. Das Original im Archiv bleibt unverändert. Sollten Sie das Dokument oder die Datei erneut archivieren, können Sie das Original im Archiv nicht überschreiben. Stattdessen wird automatisch eine zweite Datei im Archiv gespeichert, sodass die Revisionssicherheit gegeben ist.