Mit jedem beliebigen Browser kann auf das Archiv zugegriffen werden. Nachdem die Zugangsdaten für einen Archivraum erfolgreich eingegeben wurden, können Sie nach Dokumenten und Dateien suchen und diese mit einem Klick abfragen. Geben Sie Ihre Anfrage in die Suchzeile ein. BvLArchivio antwortet innerhalb von Sekunden mit einer Liste aller Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entsprechen. Diese Ergebnisliste ist chronologisch sortiert, wobei die jüngsten Archivierungen oben angezeigt werden. Je weiter Sie nach unten scrollen, desto älter werden die Dokumente und Dateien. In der Ergebnisliste wird jeweils ein Vorschaubild zu jedem Dokument angezeigt.
hre Dokumente und Dateien
Zusätzlich werden Informationen zur archivierten Datei angezeigt: das Archivierungsdatum, das Dateiformat, die Anzahl der Seiten (nur bei PDF-Dateien) sowie die Registratur- und Ablagemerkmale. Alle Dokumente und Dateien, die Ihrer Anfrage entsprechen, werden in der Ergebnisliste aufgeführt. Wählen Sie das Dokument oder die Datei, die Sie sich vollständig ansehen möchten, indem Sie mit der Maus die entsprechende Zeile anklicken. Ist Ihnen die Ergebnisliste zu lang, können Sie Ihre Anfrage durch zusätzliche Angaben in der Suchzeile weiter konkretisieren. Die Ergebnisliste zeigt dann entsprechend weniger Dokumente und Dateien an. Sobald Sie in der Ergebnisliste auf einen Vorgang klicken, rufen Sie die Datei oder das Dokument aus dem Archiv ab.
Es erfolgt ein Download auf Ihren Arbeitsplatz. Sie können sich Rechnungen aus dem Archiv anzeigen lassen, Dateien jeder Art oder E-Mails aufrufen. Mehrere Personen können denselben Vorgang gleichzeitig abrufen und einsehen. Sobald der Download des gewünschten Dokuments oder der Datei auf einem Arbeitsplatz abgeschlossen ist, können Sie die Datei ausdrucken, weiterleiten oder bearbeiten. Das Original im Archiv bleibt unverändert. Sollten Sie das Dokument oder die Datei erneut archivieren, wird das Original im Archiv nicht überschrieben. Stattdessen speichert BvLArchivio automatisch eine zweite Datei im Archiv, sodass die Revisionssicherheit (revisionssicheres Archivieren) gewährleistet ist.
Die Ergebnisliste
Die Ergebnisliste können Sie sich als reine Liste oder als Ergebnisliste mit Vorschaubildern anzeigen lassen (Standardeinstellung). Die Darstellung ohne Archivierungsinformationen, also nur mit Vorschaubildern, ist ebenfalls möglich.
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Die Möglichkeiten der Abfrage
Die Möglichkeiten der Abfrage in BvLArchivio sind sehr vielfältig und garantieren somit immer ein Auffinden und Anzeigen von Dokumenten, Akten oder auch Dateien. Sie können nach Inhalten von Dokumenten suchen, nach Projekten oder ganzen Vorgängen oder auch ganzen Ordnern oder Akten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, dass nicht nur Vorgänge angezeigt werden, die mit Ihrer Anfrage exakt übereinstimmen, Sie können auch nach Vorgängen suchen, die nur zum Teil mit Ihrer Anfrage übereinstimmen, z. B. alle Lieferscheine, die mit der Nummer 4711… beginnen. Die in BvLArchivio mögliche Fragmentsuche nutzt man, wenn man nur Teilstücke seiner Anfrage kennt. Sie suchen z. B. alle Rechnungen, bei denen der Artikel antike Wasserhähne berechnet wurde.
Die Artikelnummer „6469 Wasserhahnantikgold“ ist Ihnen nicht bekannt, Sie wissen jedoch, dass die Artikelnummer den Begriff „antik“ enthielt. Bei einer Fragmentsuche geben Sie jetzt nur „Wasserhahn“ und „antik“ ein. Jeder Vorgang wird in der Ergebnisliste angezeigt, sobald einer der von Ihnen eingegebenen Begriffe oder in anderen Fällen auch Ziffern als Teil oder vollständig vorkommt, egal an welcher Stelle und in welchem Kontext der Begriff steht. Wenn Sie z. B. nicht wissen, wem die Rufnummer gehört, bei der Sie nur die Ziffern 4781 kennen, werden Sie mit der Fragmentsuche eine Ergebnisliste bekommen, in der alle Dokumente und Dateien aufgelistet sind, die die Nummer 030-4547810 enthalten. Nach Zeiträumen oder in Kombination mit Angabe der Dateitypen können Sie Ihre Anfrage in BvLArchivio auch starten – BvLArchivio bietet alles und antwortet innerhalb von Sekunden.
Mobile BvLArchivio App
Mit der mobilen BvLArchivio App können Sie selbstverständlich auch alle Abfragen und Funktionen durchführen, wie Sie es von der BvLArchivio-Desktopsuche an Ihrem Arbeitsplatz kennen.