Digitalisierung von Papierdokumenten
Wenn wir von Papier sprechen, denken wir immer auch an die Digitalisierung dieser Dokumente, sprich an das Scannen. Ihnen stehen dafür alle gängigen Tischscanner, Multifunktionsgeräte sowie Großraumgeräte verschiedener Hersteller zur Verfügung. Die bereits in Ihren Räumlichkeiten vorhandenen Geräte können problemlos für diesen Zweck genutzt werden. Zudem kann auch die BvLArchivio-App zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente eingesetzt werden!
Ihre Dokumente, Ihr Workflow
Mit BvLArchivio haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Papierunterlagen zu archivieren: den manuellen und den automatischen Vorgang.
Manueller Vorgang: Zuerst scannen Sie das Dokument vom Scanner auf Ihren Arbeitsplatz. Dort können Sie das Dokument auf Vollständigkeit prüfen. Anschließend legen Sie den Ablageort sowie die Registratur fest. Die Registratur definiert die Merkmale, nach denen das Dokument im Archiv abgelegt und später abgerufen werden kann. Schließlich übertragen Sie das Dokument mit einem Klick in das Archiv.
Wie funktioniert die automatische Papierarchivierung bei BvLArchivio?
Dank der in BvLArchivio integrierten ASF-Technik können Sie einzelne oder mehrere Dokumente direkt am Scanner anlegen. Wählen Sie einfach den entsprechenden Archivraum am Scanner aus und scannen Sie die Dokumente direkt ins Archiv. Nach Abschluss des Scannens sind die Dokumente korrekt und automatisch im Archiv abgelegt.
Intelligente Suche dank Schrifterkennung
Wie finden Sie die automatisch abgelegten gescannten Papierdokumente in BvLArchivio wieder? Die Ablage erfolgt über die integrierte Schrifterkennung. In BvLArchivio ist eine fortschrittliche Schrifterkennungssoftware (OCR, Optical Character Recognition) installiert, die für eine erhebliche Arbeitserleichterung in Ihrem Büro sorgt. Sobald Ihre gescannten Dokumente in BvLArchivio übertragen werden, liest die automatische Schrifterkennung alle Seiten des Dokuments aus. Sämtliche Begriffe und Zahlen werden dann in der BvLArchivio-Datenbank gespeichert, die für jedes archivierte Dokument sowohl den Ablageort als auch den vollständigen Inhalt speichert.
Wenn Sie später im Archiv nach einem Dokument suchen möchten, beantwortet die Datenbank Ihre Anfrage innerhalb von Sekunden und stellt das gewünschte Dokument zur Verfügung. Die in BvLArchivio integrierte Texterkennung geht über eine herkömmliche OCR hinaus. Sie nutzt zusätzlich Methoden der Kontextanalyse und Intelligent Character Recognition (ICR), um die OCR-Ergebnisse zu korrigieren. So kann ein Zeichen, das als „8“ erkannt wurde, zu einem „B“ korrigiert werden, wenn es im Kontext eines Wortes steht. Statt „8aum“ wird beispielsweise „Baum“ korrekt erkannt. Diese zusätzlichen Methoden sind Bestandteil von BvLArchivio und gewährleisten eine fehlerfreie Texterkennung.
Eigene Registratur- und Ablagemerkmale
Wenn Sie sich nicht ausschließlich auf die Inhalte der Dokumente verlassen möchten, haben Sie die Möglichkeit, eigene Registratur- und Ablagemerkmale hinzuzufügen. Die Archiv- und Ablagebeschriftungen, die Sie derzeit in Ihrem Papierarchiv für Ordner, Schränke oder Hängeregistraturen verwenden, können problemlos übernommen und in BvLArchivio 1:1 abgebildet werden. So behalten Sie die gewohnte Struktur bei und können Ihre Dokumente effizient und intuitiv organisieren.
Beispiel: Befehlsblatt
Anhand eines Befehlsblattes möchten wir Ihnen demonstrieren, wie Sie eigene Archiv- und Ablagemerkmale bereits während des Scannens übergeben können, um sich so viel Nacharbeit am Arbeitsplatz zu ersparen. Angenommen, Sie haben den Rücken eines Ordners mit den Merkmalen „2019/Januar/Rechnungen/Wareneingang“ beschriftet. Zukünftig brauchen Sie keine Ordner mehr zu beschriften. Stattdessen erfolgt die Ablage direkt im digitalen Archiv.
Dazu beschriften Sie eine weiße Seite mit den Merkmalen, die bisher auf Ihren Ordnerrücken geschrieben wurden. Zusätzlich geben Sie auf dieser Seite den Archivraum (%A%) an. Der Buchstabe %A% steht dafür, dass im Archivraum eins (Archivio 1) abgelegt werden soll. Die Begriffe %START% und %ENDE% markieren für das System Ihre Ordnungsmerkmale, also die Registratur- und Ablagemerkmale.
Unbegrenzte Möglichkeiten
Neben dem Befehlsblatt stehen Ihnen zahlreiche weitere Optionen zur Verfügung, um Metainformationen beim Scannen mitzugeben. Sie können beispielsweise Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale direkt auf das Dokument stempeln oder Etiketten darauf aufkleben. Auch in selbst verfassten oder erstellten Dokumenten können Sie bereits die relevanten Ablage- und Ordnungsmerkmale integrieren.
Da die Dokumente zusammen mit diesen Metainformationen gescannt werden, weiß BvLArchivio genau, wie und wo das Dokument im Archiv abgelegt werden soll. Sollten Sie in der Lage sein, Barcodes zu drucken, können Sie ebenfalls aufgeklebte Barcodes nutzen, um Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale zu übermitteln. BvLArchivio unterstützt alle gängigen Barcodetypen.
Wenn Sie über moderne Multifunktionsgeräte verfügen, haben Sie die Möglichkeit, beim Scannen bereits Ihre Ablage- und Ordnungsmerkmale einzugeben oder diese per Knopfdruck auszuwählen. Sobald sich Ablagevorgänge wiederholen und klare Regeln in Ihrem Unternehmen bestehen, wie und wo Dokumente abgelegt werden sollen—zum Beispiel Kassenbelege eines Monats, alle Eingangsrechnungen oder sämtliche Vorgänge zu einem Projekt—können Sie das Papierdokument gemeinsam mit den von Ihnen festgelegten Registratur- und Ablagemerkmalen (Metainformationen) scannen. Diese Technik hilft Ihnen, zeitaufwendige Nacharbeiten am Arbeitsplatz nach dem Scannen zu vermeiden.